Funciones...
13.10.2014 19:27
Los principales cometidos del departamento de compras pueden resumirse como sigue:
- Adquirir las materias primas, instalaciones, accesorios, pertrechos y demás servicios necesarios, conforme a relaciones preestablecidas.
- Realizar las compras según programa, o cuando haga falta.
- Comprar en un precio ajustado a los tipos referidos, que no sean superior al corriente de mercado según las cantidades, y estar atento a las ofertas favorables del mercado. Debe recordarse siempre que la buena práctica adquisitiva ha de conformarse siempre a la ética mercantil.
Para realizar las funciones que enumeran, es necesario que el departamento de compras establezca sistemas y procedimientos apropiados para atender a multitud de detalles. Cada departamento de compras se halla, en cierto modo, limitado en sus actividades ; muchos de ellos no necesitan ocuparte de todos los extremos relacionados a continuación :
- Estudiar los mercados a fin de fijar el momento oportuno para comprar.
- Cultivar varias fuentes de abastecimiento.
- Estar constantemente a la mira de nuevos productos, materiales o instrumentos mecánicos, para llamar la atención de los funcionarios competentes sobre posible sustituciones de los actuales.
- Estar al corriente de las disposiciones legales y tributarias que puedan afectar a los precios de los artículos.
- Recibir a todos los vendedores, a pesar de que no halla demanda de sus respectivos productos por el momento. Importa mucho mantener en activo todas las relaciones mercantiles. Los vendedores pueden ser verdaderos misioneros del progreso.
- Participar en la formulación de descripciones o reseñas de primeras materias y pertrechos. Una vez ha percibido especificaciones técnicas del departamento de proyectos, el de compras puede prestar un buen servicio advirtiendo que una determinada característica es difícil de procurar , y un leve cambio se traduciría en un menor coste.
- Pedir presupuestos antes de comprar artículos de importancia, para comparar las ofertas y hacer el pedido ateniéndose a las normas fundamentales de la empresa.
- Comprar artículos que no requieran muestras ni ofertas.
- Participar en la redacción de normas relativas a compras de objetos para la sociedad o para el personal, como servicio especial para éste.
- Disponer lo necesario , para contar y revisar las compras , a fin de asegurar la adecuada ejecución de los pedidos.
- Conformar las facturas para su pago .
- Llevar nota adecuada del comportamiento de los diversos proveedores , e informe relativos a los que puedan serlo .
- Estudiar las necesidades de la empresa , y en ocasiones indicar las cantidades de las diversas existencias de materias primas y pertrechos de acuerdo con aquellas necesidades , llegando incluso en ciertos casos , a la inspección de los almacenes
- Especificar el itinerario de las expediciones que llegan a fin de limitar los gastos de portes, y a veces localizar aquellas cuya entrega se demore.
- Administrar el material recuperable y la maquinaria y efectos anticuados o sobrante. A veces , esta función compete a un departamento especial que puede depender del de compras.
- Expedir o conseguir pases para los viajantes que deban entrar en los ocales de la empresa para hablar con maestros mecánicos u otros encargados y jefes.
